Việc nhận và trả phòng linh hoạt - Định hình mới trong ngành khách sạn

Việc tự chọn thời gian nhận và trả phòng không chỉ tạo sự thoải mái cho khách hàng mà còn nâng cao trải nghiệm của họ. Khách hàng giờ đây không còn bị ràng buộc bởi những quy định cứng nhắc về giờ giấc, mà có thể linh hoạt sắp xếp thời gian lưu trú phù hợp với kế hoạch cá nhân. 

Quy trình nhận và trả phòng từ lâu đã là một phần không thể thiếu trong trải nghiệm lưu trú tại khách sạn. Tuy nhiên, các quy định cứng nhắc về thời gian nhận và trả phòng thường gây khó khăn cho du khách và giảm tính cạnh tranh của khách sạn trước sự cạnh tranh từ các nền tảng đặt phòng trực tuyến như Airbnb.

Đặc biệt, trong thời kỳ đại dịch Covid-19, nhu cầu du lịch đã thay đổi đáng kể, thúc đẩy các khách sạn thay đổi chiến lược, tối ưu hóa quy trình nhận và trả phòng để phù hợp với thị trường đang biến đổi. Trong số những cải tiến này, việc nhận và trả phòng linh hoạt đã trở thành một xu hướng quan trọng, đáp ứng yêu cầu đa dạng của khách hàng, không bị ràng buộc bởi giờ giấc cố định.

Việc tự chọn thời gian nhận và trả phòng không chỉ tạo sự thoải mái cho khách hàng mà còn nâng cao trải nghiệm của họ. Khách hàng giờ đây không còn bị ràng buộc bởi những quy định cứng nhắc về giờ giấc, mà có thể linh hoạt sắp xếp thời gian lưu trú phù hợp với kế hoạch cá nhân. 

Việc linh hoạt trong việc nhận và trả phòng không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn mở ra cơ hội kinh doanh mới cho các khách sạn. Đây là cơ hội để họ thu hút đối tượng khách hàng mới, như những người làm việc từ xa, người đi công tác, hay những du khách muốn trải nghiệm ngắn hạn.

Chuỗi khách sạn Hoxton, với 11 khách sạn boutique tại các thành phố trên khắp Châu Âu và Hoa Kỳ, cho phép khách tự chọn thời gian nhận và trả phòng suốt ngày đêm mà không phải trả thêm phí khi đặt phòng trên trang web của họ.

Giám đốc điều hành Rob Andrews cho biết: “Chúng tôi đã giới thiệu dịch vụ "Thời gian linh hoạt" vào năm 2020 với mục tiêu tối đa hóa giá trị của thời gian lưu trú tại khách sạn và mang đến cho khách hàng sự linh hoạt hoàn toàn vào thời điểm việc đi lại phải đối mặt với nhiều thách thức”.

Dẫn đầu là một công ty khác, Dorsett Hospitality International, đã thí điểm 26 Hours tại các khách sạn tại "sân nhà Hồng Kông" và sau đó mở rộng chính sách này ra các cơ sở kinh doanh trên khắp châu Á và Úc.

Điều này cho phép khách trả phòng đủ 26 giờ sau khi nhận phòng khi đặt phòng trực tiếp. Nếu bạn nhận phòng lúc 4 giờ chiều, bạn có thể trả phòng đến 6 giờ chiều vào ngày check in- bất kể thời gian lưu trú.

The Standard, điều hành chín khách sạn ở Thái Lan, Maldives, Úc, Châu Âu và Hoa Kỳ, cung cấp dịch vụ Standard Time - Giờ tiêu chuẩn “nhận phòng và ra bất cứ khi nào phù hợp với bạn” tại bốn cơ sở kinh doanh của . Amber Asher, giám đốc điều hành của Standard International cho biết: “hầu hết các khách sạn của chúng tôi đều đã kín khách trên 90%, điều này khiến việc triển khai Giờ tiêu chuẩn khó hơn một chút so với dự kiến ban đầu”. Vì thế dịch vụ này chỉ được cung cấp tại các khách sạn của chúng tôi tại Hoa Kỳ – ở Miami Beach, East Village và High Line ở New York – cũng như ở Ibiza, Tây Ban Nha và tùy thuộc vào tình trạng sẵn có. 

Chuỗi khách sạn Dorsett hiên cũng đang cung cấp dịch vụ nhận phòng sớm từ 7 giờ sáng và trả phòng đến 11 giờ tối.

Yi Li Dawson, giám đốc tiếp thị thương hiệu tại Dorsett Hospitality International cho biết: “Chúng tôi phân công một đến hai nhân viên dọn phòng trực sớm để dọn phòng cho khách nhận phòng sớm. Tuy nhiên, tại các khách sạn ở Anh của Dorsett, thời gian nhận phòng sớm và trả phòng muộn lần lượt là 11 giờ sáng và 6 giờ chiều.

Dawson cho biết: “Ở London, nơi có một số lượng đáng kể các chuyến bay đường dài đến vào sáng sớm, có những thách thức trong hoạt động như dọn phòng kịp thời, có thể làm phức tạp việc phân bổ phòng và kiểm tra tồn kho, khiến quá trình này tốn nhiều thời gian hơn”.

Vào thời điểm đại dịch Covid-19 bùng phát, một số chuỗi khách sạn lùi thời gian nhận phòng từ 3 giờ chiều xuống 4 giờ chiều vì phải dọn dẹp thêm.

“Cách tiếp cận này phá vỡ sự cứng nhắc, lỗi thời của việc nhận phòng lúc 3 giờ chiều và trả phòng lúc 12 giờ trưa – những khoảng thời gian không bao giờ khiến du khách cảm thấy đặc biệt thuận tiện"

Trả phòng muộn mang đến nhiều trải nghiệm mới cho du khách

Việc nhận và trả phòng linh hoạt đang trở thành một xu hướng mới trong ngành khách sạn, và có thể trở thành tiêu chuẩn mới trong tương lai, khi mà khách hàng ngày càng có nhiều sự lựa chọn và yêu cầu khác nhau. Để áp dụng quy trình này, các khách sạn cần có những công cụ và hệ thống quản lý hiện đại, cho phép khách hàng đặt phòng, nhận phòng, và trả phòng một cách dễ dàng và nhanh chóng qua điện thoại, email, hoặc ứng dụng di động.

Một số khách sạn hàng đầu đã và đang tiên phong áp dụng chính sách nhận và trả phòng linh hoạt, như:

- Khách sạn Marriott cho phép thành viên của chương trình Bonvoy nhận phòng sớm và trả phòng muộn miễn phí, tùy vào tình trạng phòng trống.

- Khách sạn Hilton cho phép khách hàng linh hoạt chọn giờ nhận và trả phòng thông qua ứng dụng Hilton Honors, với điều kiện là họ đặt phòng qua ứng dụng này, và có thẻ thành viên của khách sạn.

- Khách sạn Hyatt cho phép khách hàng nhận phòng vào bất kỳ giờ nào trong ngày, và trả phòng sau 24 giờ, nếu họ đặt phòng qua trang web Hyatt.com, và có thẻ thành viên của khách sạn.

- Khách sạn CitizenM cho phép khách hàng nhận phòng từ 11 giờ sáng và trả phòng đến 4 giờ chiều, nếu họ đặt phòng trực tiếp qua trang web của khách sạn, và có thẻ thành viên của khách sạn.

Ngoài ra, nhiều khách sạn khác như Accor, IHG, Radisson, Wyndham, v.v., đang tích cực thử nghiệm và triển khai chính sách nhận và trả phòng linh hoạt, nhằm tăng cường sự cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của khách hàng .